Firmar digitalmente un documento de Office

Como ya hemos visto, podemos firmar digitalmente un documento por las mismas razones que puede firmar un documento impreso. Una firma digital se usa para autenticar información digital, como documentos, mensajes de correo electrónico, etc., mediante "criptografía digital". Las firmas digitales ayudan a establecer las siguientes garantías:  

• Autenticidad     La firma digital ayuda a garantizar que la persona que firma es quien dice ser.
• Integridad     La firma digital ayuda a garantizar que el contenido no se ha cambiado ni se ha manipulado desde que se firmó digitalmente.
• No renuncia    La firma digital ayuda a probar a todas las partes el origen del contenido firmado. Por "renuncia" se entiende el acto de un firmante de negar cualquier asociación con el contenido firmado.

¿Cómo se pueden usar firmas digitales en documentos de Office?

Hay dos formas diferentes de usar firmas digitales para firmar documentos de Office. Puede:

• Agregar líneas de firma visibles a un documento para capturar una o más firmas digitales.
• Agregar una firma digital invisible a un documento.

Las diferencias entre estos dos métodos y detalles sobre cómo firmar digitalmente un documento de una de estas dos maneras se describen a continuación.

Agregar una o más líneas de firma a un documento

2007 Microsoft Office System introduce la posibilidad de insertar una línea de firma en un documento. Sólo puede insertar líneas de firma en documentos de Word y en libros de Excel.

Una línea de firma tiene el mismo aspecto que un marcador de posición de firma típico que puede aparecer en un documento impreso, pero funciona de forma diferente. Cuando se inserta una línea de firma en un documento de Office, el autor del documento puede especificar información sobre el firmante correcto, así como instrucciones para el firmante. Cuando se envía una copia electrónica del documento al firmante correcto, esta persona ve la línea de firma y una notificación de solicitud de su firma. El firmante puede hacer clic en la línea de firma para firmar digitalmente el documento. A continuación, puede escribir una firma, seleccionar una imagen digital de su firma o escribir una firma utilizando la función de entrada manuscrita de Tablet PC. Cuando el firmante agrega una representación visible de su firma al documento, se agrega simultáneamente una firma digital para autenticar la identidad del firmante. Una vez firmado digitalmente un documento, será de sólo lectura para impedir la realización de modificaciones en su contenido.

La posibilidad de capturar firmas digitales utilizando líneas de firma en documentos de Office permite a las organizaciones usar procesos de firmas no estampadas en papel para documentos como contratos u otros acuerdos. A diferencia de las firmas en papel, las firmas digitales pueden proporcionar un registro exacto de lo que se ha firmado y permiten la verificación de la firma en el futuro.

Para agregar una línea de firma a un documento

1. Coloque el puntero en el lugar del documento donde desee agregar una línea de firma.
2. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en la flecha situada junto a Línea de firma y, a continuación, haga clic en Línea de firma de Microsoft Office.
3. En el cuadro de diálogo Configuración de firma, escriba la información que desee acerca de la persona que firmará en esta línea de firma. Esta información se muestra directamente debajo de la línea de firma en el documento. Siga uno de estos procedimientos:
• Escriba el nombre del firmante en el cuadro Firmante sugerido.
• Escriba el puesto que ocupa el firmante en la organización (si procede) en el cuadro Puesto del firmante sugerido.
• Escriba la dirección de correo electrónico del firmante (si procede) en el cuadro Dirección de correo electrónico del firmante sugerido.
4. Si desea proporcionar instrucciones al firmante, escríbalas en el cuadroInstrucciones para el firmante. Estas instrucciones se muestran en el cuadro de diálogo Firma que el firmante usa para firmar el documento.
5. Si desea que el firmante pueda agregar comentarios junto con la firma, active la casilla de verificación Permitir que el firmante agregue comentarios en el cuadro de diálogo Firmar.
6. Si desea que se muestre la fecha en que se agrega la firma a la línea de firma, active la casilla de verificación Mostrar la fecha en la línea de firma.
7. Haga clic en Aceptar.
8. Para agregar más líneas de firma, repita los pasos 1 a 7.

Firmar en la línea de firma en un documento

Cuando firma en la línea de firma en un documento de Office, agrega una representación visible de su firma y una firma digital.

1. En el documento, haga doble clic en la línea de firma donde se solicita la firma.
2. En el cuadro de diálogo Firmar, siga uno de estos procedimientos:
• Para agregar una versión impresa de su firma, escriba su nombre en el cuadro situado junto a la X.
• Para seleccionar una imagen de su firma escrita, haga clic enSeleccionar imagen. En el cuadro de diálogo Seleccionar imagen de la firma, busque la ubicación del archivo de imagen de su firma, seleccione el archivo que desee y, a continuación, haga clic enSeleccionar.
• Para agregar una firma manuscrita (usuarios de Tablet PC únicamente), escriba su nombre en el cuadro situado junto a la X utilizando la función de entrada manuscrita.
• Haga clic en Firmar.

Agregar una firma digital invisible a un documento

Si no necesita insertar líneas de firma visibles en un documento, pero sigue deseando proporcionar seguridad en cuanto a la autenticidad, integridad y origen de un documento, puede agregar una firma digital invisible al documento. Puede agregar firmas digitales invisibles a documentos de Word, libros de Excel y presentaciones de PowerPoint.

A diferencia de una línea de firma de Office, una firma digital invisible no se ve en el contenido del propio documento, pero los destinatarios del documento pueden determinar si se ha firmado digitalmente viendo la firma digital del documento o buscando el botón Firmas en la barra de estado situada en el lado inferior de la pantalla.

Una vez firmado digitalmente un documento, será de sólo lectura para impedir la realización de modificaciones.

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office, seleccione Finalizar y, a continuación, haga clic en Agregar una firma digital.
2. Si desea consignar la razón de firmar el documento, escriba esta información en el cuadro situado en Razón para firmar este documentoen el cuadro de diálogo Firmar.
3. Haga clic en Firmar.